Organiser un événement, les étapes essentielles

4 grandes phases à respecter:

• Conception,
• Préparation,
• Déroulement de la manifestation,
• Exploitation de la manifestation et reporting pour les améliorations à donner sur la prochaine édition.

13 étapes essentielles pour organiser un événement

ETAPE 1 : ETUDIER LA FAISABILITE DE L’EVENEMENT

Eléments auxquels il faut penser :

• Informations sur la manifestation précédente (s’il y en a)
• Objectifs fixés (participation souhaitée, cibles, échelle de l’événement
• Thèmes (détermination et répartition)
• Dates (détermination en fonction des événements concurrents, de l’activité de la profession, de la saison, des vacances scolaires, des jours de la semaine, de la disponibilité des lieux et de l’équipe…)
• Durée (à déterminer en fonction des thèmes abordés, des coûts engendrés, de la disponibilité)
• Lieux
• Financement
• Régie
• Mode de gestion de la manifestation
• Planning prévisionnel , programme prévisionnel et budget prévisionnel

ETAPE 2 : DEFINIR UNE STRUCTURE PORTEUSE

Désigner un comité d'organisation de la manifestation (Comité d'entreprise, service Communication,etc.)

ETAPE 3 : DEVELOPPER LES PARTENARIATS

Penser à contacter suivant l'ampleur de votre événementiel:

Région, Département, ville, CCI, fédération d’un secteur d’activité,…

ETAPE 4 : DEFINIR LES MODALITES DE TRAVAIL

A ne pas oublier:

• Détermination des besoins et élaboration d'une check-list (lieux de réunion, surface d’exposition, surface commune, surface de restauration, équipements spécifiques, hébergement, animation, programme social…). Dans les équipements spécifiques, penser à l’éclairage, le son, la clim, l’interprétation, la projection, signalétique et logistique, la déco, la location de mobilier et matériel…
• Détermination des besoins en personnel et sélection (hôtesses en accueil vestiaires et salle, secrétaires – standardistes, gardiens, techniciens, personnel de nettoyage, chauffeurs, coursiers, personnel de restauration, traducteurs interprètes…

ETAPE 5 : ELABORER UN SYSTEME DE GESTION DES TRANSPORTS

Transferts et transports, évaluation des capacités disponibles. Mise en place d'un planning prévisionnel logistique.

ETAPE 6 : ORGANISER LA SECURITE DE L’EVENEMENT

Parce que tout événement public est régie par des règles de sécurité suivant le nombre de personnes attendues, pensez à prévenir:

• Préfecture de police
• Gardiennage sécurité
• Infirmerie, cordon croix rouge

ETAPE 7 : ORGANISER LE DISPOSITIF D’ACCUEIL

A prendre en compte:

• Surface
• Mobilier
• Téléphone
• Signalétique
• Services divers (banque, infirmerie, espace presse, accès Internet, vestiaires,..)

ETAPE 8 : PREPARER LE DISPOSITIF DE COMMUNICATION

Eléments auxquels penser :

• Promotion (avec achats de fichier, sélection d’un routeur, sélection d’un attaché de presse, mise en place de l’espace presse, télémarketing, création d’un siteweb consacré à la manifestation
• Editions (élaboration charte graphique, choix d’un graphiste et d’un imprimeur

ETAPE 9 : PROCEDER A DES SIMULATIONS

ETAPE 10 : GERER L’EVENEMENT AU QUOTIDIEN

ETAPE 11 : COMMUNICATION IN SITU

ETAPE 12 : PROCEDER A UNE PHASE D’EVALUATION

• Presse
• Conférenciers
• Congressistes
• Exposants
• Prestataires
• Statistiques
• Impact

ETAPE 13 : REALISER UN BILAN PROSPECTIF POST-EVENEMENT

N.B. : Lors de toutes les phases, les questions à se poser sont simples :

Attention:
Des conditions particulières pour événements d’envergure (gestion des autorisations préfectorales, cordons sécurité & croix rouge, assurance événementielle spécifique…)

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